Fiasko för IT-projektet som skulle framtidssäkra vården i VGR

I Västra Götalandsregionen lever faxen fortfarande kvar i vården – som verktyg för att dela känsliga patientdata. Men med en budget på drygt tre miljarder skulle VGR få ordning på sin uråldriga IT-struktur.

Fyra år efter starten har projektet kört i diket. Det är försenat flera år. Ingen vet när det kan bli färdigt. Planen att skicka känsliga patientuppgifter till amerikanska Amazon strider mot svensk lag. Och regionen kräver minst en halv miljard i skadestånd.

Med upphandlingen av ett nytt heltäckande IT-system och helt nya arbetssätt skulle VGR äntligen få ordning på vårdens administrativa rutiner. Behovet är mycket stort. Regionen ligger långt efter i sin digitala utveckling.

Det ses som en nödvändighet i en utveckling där vårdkostnaderna skenar, befolkningen åldras, patientförväntningarna stiger och behandlingarna blivit alltmer påkostade.

Den är samtidigt högt prioriterad för att skapa ekonomiskt utrymme, och förutsättningar för de omkring 55 000 anställda att ställa om vården till mer effektiva flöden. Det ses som en nödvändighet i en utveckling där vårdkostnaderna skenar, befolkningen åldras, patientförväntningarna stiger och behandlingarna blivit alltmer påkostade.

Syftet är också att förenkla för patienterna, med mobila vårdtjänster och enkel tillgång till information om den egna hälsan.

Kärnan i hela regionens vårdplanering

2018 slöts ett avtal med amerikanska Cerners svenska dotterbolag om att köpa och anpassa IT-systemet Millennium till Västra Götalandsregionens behov. Det är tänkt att bli själva kärnan i regionens hela vårdplanering.

Projektet gavs namnet Framtidens vårdinformationsmiljö.

Hela processen för att implementera Millennium, anpassa rutiner och utbilda medarbetarna är i högsta grad verksamhetskritisk – och innebär en stor påfrestning på organisationen. Stora personella resurser inom vården har redan tagits i anspråk för detta arbete.

Deadline sattes till mitten av förra året. Då skulle utrullningen ha startat, enligt planen.

Sedan råkade projektet ut för den ena dikeskörningen efter den andra. Det är problem som SVT Nyheter Väst löpande rapporterat om. I andra stora medier har det varit anmärkningsvärt tyst, trots att så mycket står på spel. För patienter, medarbetare och skattebetalare.

I andra stora medier har det varit anmärkningsvärt tyst, trots att så mycket står på spel. För patienter, medarbetare och skattebetalare.

Men projektet drivs vidare. I mitten av mars 2022 saknas en tidsplan för när det kan vara i drift. Och bland många läkare och övrig vårdpersonal är förtroendet för Millenium kört i botten.

En obehaglig överraskning

Många svåra juridiska och administrativa frågor återstår att lösa. Bland annat kom det som en obehaglig överraskning för VGR att Cerners systemlösning förutsatte att patientdata ska lagras i amerikanska Amazons molnlösning.

Det är inte tillåtet enligt svensk lagstiftning och bedöms innebära en stor integritetsproblematik.

Men problemen tycks finnas på båda sidor av projektorganisationen. Både hos leverantör och hos beställare. Det framgår av den granskningsrapport som konsultbolaget Bearingpoint har lämnat ifrån sig. Jag har läst ett sammandrag där VGR har maskat flera avsnitt som bedömts som känsliga.

Försöker lugna medarbetarna

Rapporten har resulterat i ett rekommenderat brev med mottagningsbevis, undertecknat av Västra Götalands regiondirektör Ann-Sofi Lodin och ställt till Cerners general manager i Sverige, Carolina Wallenius.

I den här korta filmade informationen, avsedd att försäkra VGR:s medarbetare om att läget är under kontroll, säger Ann-Sofi Lodin att brevet skickats av juridiska skäl för att skydda VGR:s intressen.

I brevet skriver hon att skadeståndsanspråken kommer att uppgå till minst en halv miljard kronor. Men det kan blir mer.

En stor del av skadan för VGR går sannolikt inte att beräkna i pengar för bristfällig funktion och tillkommande konsult– och produktkostnader.

Förseningen i omställningen av vården är svår att sätta pris på. Även om en del arbetssätt redan har ändrats som en del i processen.

Hela VGR-vården, privata vårdföretag som har avtal med regionen och 49 kommuner i Västra Götaland ska kopplas ihop.

Ska ersätta fyra journalsystem

Millennium är tänkt att ersätta fyra av de nuvarande journalsystemen. Det vårdadministrativa systemet Elvis, operationsplaneringssystemet Orbit och ytterligare 35–40 system ska också ersättas.
De äldre system som blir kvar ska integreras med Millennium. Samtidig ska rapportering och analyser automatiseras och förenklas. Det gäller även överföring av data till det nationella kvalitetsregistret.

Konsulternas sågning

Här är några kritiska punkter från konsulterna sågning av Millenium. Rapporten skrevs efter att nio personer från VGR:s projektledning och projektstyrning samt åtta från motsvarande positioner i Cerner intervjuats under hösten 2021:

• Projektet har inte tillgång till rätt kompetens.

För att lyckas behöver till exempel säkerställas att man förstår sig på svensk hälso- och sjukvård – och svenska lagar – konstaterar granskarna.

• En signifikant brist på resurser, information och projektstyrning.

 Visserligen är det här första gången som denna lösning implementeras i svensk vård, men Cerners internationella erfarenheter borde ha räckt till för att undvika situationen, konstaterar granskarna och pekar på uppseendeväckande brister i kommunikationen.

• Inte ens Cerners egna medarbetare litar på att projektet kan genomföras som planerat.

De önskar att ”VGR var mer som Region Skåne” där motsvarande projekt också genomförs.

I intervjuerna pratar Cernerkonsulterna öppet om svårigheter som de bland annat anser beror på att VGR är svåra att samarbeta med och har medarbetare som ställer för många frågor. De önskar att ”VGR var mer som Region Skåne” där motsvarande projekt också genomförs.

En anledning uppges vara att VGR ”inte har en plats vid bordet” eftersom regionen inte avtalade om att få status som utvecklingspartner till Cerner.

• VGR:s medarbetare pratar öppet om sin stora frustration över hur samarbetet utvecklat sig.

De har inte förtroende för den övergripande planeringen. I vissa delar är motpartens expertis okänd för VGR-teamet.

• Kvalitetsproblem riskerar projektet.

De granskande konsulterna skriver att de bara har skrapat på ytan när det gäller hur den tekniska strukturen är uppbyggd, men de har sett omfattande problem som får direkta konsekvenser för hela projektet. För att det ska landa i en trovärdig plan behövs det rekrytering av experter med 10-25 års djup erfarenhet. Både front end och back end.

• De som ansvarat för kontroll och rapportering på övergripande nivå har underpresterat.

Problemen uppges vara så stora att det till och med är svårt att få en klar bild av vad den verkliga statusen är för hela projektet. Och trots att en del risker varit kända sedan ett och ett halvt år var de inte åtgärdade efter tre år.

Svårt att överblicka konsekvenserna

Slutsatserna i rapporten är att Västra Götalandsregionens viktiga satsning på Framtidens vårdmiljö kanske kan räddas, men systemet kommer inte att skapa de fördelar man förväntat sig – om inte hela organisationen grupperas om och en stark projektstyrning införs.

Cerner har haft tre år på sig att uppfylla sina åtaganden gentemot VGR utan att lyckas leverera. Den fulla bilden av konsekvenserna är ännu inte fullt överblickbara, slås fast i granskningen.

Ett omtag kräver att båda parter fullt ut förstår och samarbetar med kompetenta och engagerade deltagare och stark ledning. Annars blir det svårt, eller omöjligt, att komma fram till en realistisk tidsplan.

Samma människor som satte VGR i den här röran kan inte få förtroende att försöka få dem ur den.

Cerner måste byta ut sitt folk, både på konsult- och ledningsnivå. ”Samma människor som satte VGR i den här röran kan inte få förtroende att försöka få dem ur den”, skriver man i rapporten.

Och med samma målande språk: ”Cerner kontrakterades för att köra taxin, men VGR äger taxin. Det krävs starkt och beslutsamt ledarskap från Cerner.”

Skarpa ordalag i brevet

I regiondirektören Ann-Sofi Lodins brev till Cerner är det också skarpa ordalag. VGR anser att de upprepade gånger och på olika sätt påtalat avtalsbrott. Man skriver också att Cerner har vidgått ett flertal av de påtalade allvarliga bristerna och kommunicerat att bolaget inte kommer att leverera enligt kraven i avtalet.

I vissa fall handlar det om brister i funktionalitet som är avgörande för att lösningen ska fungera på avsett sätt.

”Det kommer att medföra betydande skada, kostnader och/eller förluster för VGR”.

Förutom de stora förseningarna tar Ann-Sofi Lodin bland annat upp att Cerner sent under projektets gång berättat att molndrift är en förutsättning för att systemet ska fungera. Säkerhetskopia av alla data ska läggas hos amerikanska Amazon Web Services – utan att det preciseras hur överföringen av data ska ske.

Enligt VGR:s uppfattning har Cerner tidigare accepterat att driften ska ligga hos VGR, som en grundläggande förutsättning i avtalet.

Att skicka journaldata och personuppgifter för västsvenska patienter till en amerikansk webserverhall strider mot svensk lagstiftning och äventyrar patientsäkerheten. Det är mer eller mindre en självklarhet för alla som jobbar i den svenska sjukvården.

Ann-Sofi Lodin skriver i klartext i sitt brev att molndrift skulle göra systemet obrukbart för VGR.

Exceptionellt brev

Brevet, som i sin omfattning, sitt innehåll och för de ekonomiska värden som står på spel är exceptionellt, avslutas med att VGR ger Cerner 60 dagar på sig att återkomma med en försäkran om att bolaget tänker leverera den lösning man har avtalat om.

Tiden börjar räknas från 2 februari i år, när brevet undertecknades av regiondirektören.

Men skadeståndskrav blir det oavsett:

”De skador som VGR redan nu kan överblicka uppgår till minst en halv miljard kronor, men låter sig i dagsläget inte bestämmas till något exakt belopp”, skriver hon.